Prosedur Sistem Berjalan, Kamus Data dan Spesifikasi Tentang Sistem Penjualan Kredit

1.1 Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur Sistem Penjualan Kredit pada CV... adalah sebagai berikut:

1.                  Proses Pemesanan

Customer melakukan pemesanan barang dengan cara telephone atau dengan cara mengirimkan faksimile dengan menyertakan dokumen Surat Pesanan Barang (SPB). Kemudian Surat Pesanan Barang (SPB) distempel dan ditandatangan oleh pimpinan lalu di faksimile kembali kepada Customer sebagai bukti persetujuan pemesanan barang, setelah itu administrasi I melakukan pengecekan stock barang di Arsip Kartu Stock. Jika barang ada maka akan mengurangi kartu stock selanjutnya memproses penjualan dan dicatat ke dalam piutang perusahaan.

2.                  Proses pengiriman

Pada proses ini barang yang dipesanakan disiapkan dan kemudian Administrasi I mencatat jumlah barang yang akan dikirim sesuai dengan pesanan untuk digunakan sebagai dasar pembuatan surat jalan 3 rangkap. Kemudian diserahkan ke Bagian Pengiriman untuk dikirim ke Customer. Setelah barang dikirim, Bagian Pengiriman membawa surat jalan 2 rangkap yang telah distempel dan ditandatangani oleh Customer, surat jalan asli akan digunakan pada saat penagihan dan copy diarsipkan.

3.                  Proses Penagihan

Setelah pesanan selesai dikirim, Administrasi I menyiapkan dokumen tagihan yang terdiri dari Kwitansi 5 rangkap, Faktur 3 rangkap, Surat Jalan asli, Faktur Pajak 6 rangkap, dan Surat Pesanan Barang (SPB) 6 rangkap yang sudah distempel dan ditandatangan untuk diserahkan ke Customer, kemudian Customer menyerahkan Bukti Tanda Terima Kwitansi sebagai bukti penerimaan dokumen tagihan (Kwitansi, Faktur Penjualan, Faktur Pajak dan Surat Pesanan Barang (SPB) masing – masing 1 rangkap untuk diarsip oleh Bagian Administrasi I. Waktu penyerahan dokumen tagihan).

4.                  Proses Pembayaran

Setelah dokumen tagihan diterima oleh Customer. Customer melakukan proses pembayaran sesuai tanggal jatuh tempo melalui transfer antar bank, kemudian Customer mengkonfirmasikan pembayaran kepada Administrasi I untuk selanjutnya Adminstrasi I mengkonfirmasikan kepada pimpinan untuk melakukan pengecekan pembayaran tersebut ke Bank. Setelah dilakukan pengecekan, pimpinan menyerahkan rekening koran ke Administrasi I untuk digunakan sebagai bukti pembayaran piutang dan digunakan sebagai dasar pengurangan piutang perusahaan.

5.             Laporan Penjualan

Pada akhir bulan Administrasi I membuat laporan penjualan bulanan kepada pimpinan berdasarkan arsip rekap penjualan untuk proses evaluasi penjualan selama satu bulan.

1.2.Kamus Data Sistem Berjalan

            Untuk menjelaskan diagram alir data dibuatkan kamus data yang meliputi : nama arus data, alias, bentuk data, arus data, penjelasan, periode, volume, dan struktur data. Adapun data sistem berjalan dari proses pemesanan sampai proses pembayaran adalah sebagai berikut:

A.           Kamus Data Dokumen Masukan

1.      Kamus Data Surat Pesanan Barang

Nama Arus Data      : Surat Pesanan Barang

Alias                                    : SPB

Bentuk Data            : Dokumen Manual

Arus Data                : Customer – Proses 1.0 – Pimpinan

                                   Proses 1.0 – Arsip SPB

   Penjelasan                : Untuk pesanan penjualan barang

Periode                     : Setiap terjadi pesanan barang

Volume                    : Rata-rata perhari 1lembar

Struktur Data           : Header+Isi+Footer

Header                     =No_SPB+Tgl_SPB+Nama_Customer+                                  Alamat_Customer + No_Telp + No_Fax

No_SPB                   * Terdiri dari 24 digit

Tgl_SPB                   =Tgl + Bulan + Tahun

Isi                             =No_Barang+Jenis_Barang+Spesifikasi+

                                         Volume+Satuan+Harga+Jumlah_Harga+

                                         Jumlah_pembelian+PPN+Jumlah_Total+

                                         Jumlah_terbilang+Keterangan

Footer                       =ttd_manager_pabrik+ttd_pimpinan+ttd_customer

2.      Kamus Data Tanda Terima Kwitansi

Nama Arus Data      : Tanda Terima Kwitansi

Alias                                    : TTK

Bentuk Data                        : Cetakan Manual

Arus Data                : Proses 3.0 – Customer

                                   Proses 3.0 – Arsip TTK

Penjelasan                : Untuk pengganti telah diterima dokumen tagihan

Periode                    : Setiap penyerahan dokumen tagihan

Volume                    : rata-rata dua hari 1 lembar

Struktur Data           : Header+Isi+Footer

Header                     =Nama_Vendor+Pembayaran

Isi                             =Nomor+Uraian+Tgl_Kwitansi+Nomor_Kwitansi+

  Jumlah+Tgl_PPN+Nomor_PPN+Jumlah+              

  Keterangan

Footer                      =Kelengkapan+Tgl_TTK+Yang_Menerima+

Yang_Menyerahkan

B. Kamus Data Dokumen Keluaran

           1. Kamus Data Surat Jalan

               Nama                      : Surat Jalan

               Alias                       : SJ

               Bentuk Data           : Cetakan Manual

               Arus Data               : Proses 2.0 – Bagian Pengiriman

                                                 Bagian Pengiriman - Proses 2.0 – Customer

                                                 Customer - Proses 2.0 – Arsip SJ

               Penjelasan               : Untuk bukti pengiriman barang

               Periode                   : Setiap pengiriman barang

               Volume                   : Rata-rata 2 surat jalan per hari

               Struktur Data          : Header+Isi+Footer

               Header                    = No_SJ+Tgl_SJ+Penerima+No_Kendaraan

               No_SJ                     * Terdiri dari 11 digit

               Penerima                 =Nama+Alamat

               Isi                            =Banyak_Barang+Nm_Barang+No_SPB

               Footer                     =Tanda_Terima+Pembuat      

2.Kamus Data Faktur Pajak

Nama                      : Faktur Pajak

Alias                       : FP

Bentuk Data           : Cetakan Manual

Arus Data               : Arsip SJ – Proses 3.0 – Customer

                                      Proses 3.0 – Arsip Copy  FP

Penjelasan               : Untuk kelengkapan dokumen tagihan

Periode                   : Setiap terjadi penjualan

   Volume                    : Enam lembar untuk setiap transaksi penjualan

   Struktur Data           : Header+Isi+Footer

   Header                     =Kode_Faktur+PKP+Pembeli_BKP

   Kode_Faktur            * Terdiri dari 19 digit

   PKP                          =Nama+Alamat+NPWP

               Pembeli_BKP          =Nama+Alamat+NPWP

   Isi                             ={No_Barang +Nm_BKP + Harga_Jual} +     Harga_Jual + Pot_Harga + Uang_Muka + DPP + PPN

               Footer                       =PPnBM + Tanggal + Nama_WP

3. Kamus Data Kwitansi

Nama                       : Kwitansi

Alias                                    : KW

Bentuk Data                        : Cetakan Manual

Arus Data                    : Arsip SJ – Proses 3.0 – Customer

                                      Proses 3.0 – Arsip Copy KW

Penjelasan                : Untuk kelengkapan dokumen tagihan

Periode                    : Setiap transaksi penjualan

Volume                    : 4 lembar untuk setiap transaksi penjualan

Struktur Data           : Header+Isi

Header                     =No_Kwitansi

No_Kwitansi           *Terdiri dari 11 digit

Isi                             =No_SPB+Nama_Customer+Terbilang+ Spesifikasi_Pembayaran+Jumlah+Tanggal+Ttd

            4. Kamus Data Faktur Penjualan

Nama                       : Faktur Penjualan

Alias                        : F.Pen

Bentuk Data            : Cetakan Manual

   Arus Data                 : Arsip SJ – Proses 3.0 – Customer

                                      Proses 3.0 – Arsip Copy F.Pen

Penjelasan                : Untuk kelengkapan dokumen tagihan

Periode                    : Setiap transaksi penjualan

Volume                    : 3 lembar untuk setiap transaksi penjualan

Struktur Data           : Header+Isi+Footer

Header                                 =No_FP+No_SPB+Tanggal+Nama_Customer+ Alamat_Customer

No_FP                     * Terdiri dari 11 digit

Isi                             = Banyak_Barang+Nama_Barang+Harga+Jumlah+

                                   PPN+Terbilang+Total+Ttd_Vendor

Footer                      = ttd_Pembuat

5. Kamus Data Laporan Penjualan Bulanan

Nama Arus Data      : Laporan Penjualan Bulanan

Alias                                    : LPB

Bentuk Data            : Dokumen Manual

Arus Data                : Arsip rekap penj. – Proses 5.0

                                  Proses 5.0 - Pimpinan            

   Penjelasan                : Untuk laporan penjualan bulanan

Periode                     : Setiap bulan

Volume                    : Rata-rata perbulan1lembar

Struktur Data           : Header+Isi+Footer

Header                     =Periode pembuatan laporan

               Isi                            =No + No_kwitansi + tgl_kwitansi + No_SPB + Nama_barang + Volume + Harsat + Ttl_hrg + PPN 10% + Harga &  PPN

Footer                       =Keterangan + Dibuat oleh

1.3. Spesifikasi Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi system berjalan ini akan dijelaskan mengenai dokumen-dokumen yang terdapat dalam proses pencatatan datanya, dokumen-dokumen tersebut terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaran.

A.    Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1.      Surat Pesanan Barang

Fungsi                         : Untuk pemesan barang

Sumber            : Kasi Keuangan&Personalia(Customer)

Tujuan             : Administrasi I

Media              : Kertas

Jumlah             : Satu lembar

Frekuensi         : Setiap pemesanan

Bentuk           : Lihat Lampiran III.1

2.      Tanda Terima Kwitansi

Fungsi             : Untuk bukti telah diterima dokumen tagihan

Sumber            : Bagian pengadaan

Tujuan             : Administrasi I

Media              : Kertas

Jumlah             : Satu lembar

Frekuensi         : Setiap penyerahan dokumen tagihan

Bentuk            : Lihat Lampiran III.6

B.  Spesifikasi bentuk Dokumen Keluaran

1.      Surat Jalan

Fungsi                         : Untuk bukti pengiriman barang

Sumber            : Administrasi I

Tujuan             : Bagian Gudang

Media              : Kertas

Jumlah             : Tiga lembar

Frekuensi         : Setiap pengiriman barang

Bentuk                        : Lihat Lampiran III.2

2.      Faktur Pajak

Fungsi             : Untuk kelengkapan dokumen tagihan

Sumber            : Adminstrasi I

Tujuan             : Bagian pengadaan

Media              : Kertas

                        Jumlah             : Enam lembar

                        Frekuensi         : Setiap penjualan

                        Bentuk            : Lihat Lampiran III.5

3.      Kwitansi

Fungsi             : Untuk kelengkapan dokumen tagihan

Sumber            : Adminstrasi I

Tujuan             : Bagian pengadaan

Media              : Kertas

                        Jumlah             : Empat lembar

                        Frekuensi         : Setiap penjualan

                        Bentuk                        : Lihat Lampiran III.3

4.      Faktur Penjualan

Fungsi             : Untuk kelengkapan dokumen tagihan

Sumber            : Adminstrasi I

Tujuan             : Bagian pengadaan

Media              : Kertas

Jumlah             : Tiga lembar

Frekuensi         : Setiap penjualan

Bentuk                        : Lihat Lampiran III.4

5. Rekapan Penjualan

Fungsi                         : Untuk laporan penjualan bulanan

Sumber            : Administrasi I

Tujuan             : Pimpinan

Media              : Kertas

Jumlah             : Satu lembar

Frekuensi         : Setiap bulan

 shelvius.blogspot.com